メールの移行(係メール含む)
E-mail Migration
メールの移行について
係が異動になり前担当者の係メールを次の担当者に移行したい場合、Outlook on the webではフォルダーのアクセス権を担当者に付与することで係メールの内容を移行することができます。
職員番号や氏名が変更になって、メールアドレスが変わった場合も同様の方法でメールを移行することができます。
ここでは、前担当者(aidai.hanako.mj)の係メールを次期担当者(aidai.taro.mj)に移行する方法をご紹介します。
アクセス権の付与は、間違えると意図しない相手に自分のメール内容を見られてしまいますので、設定は慎重に行ってください。
設定方法
1.前担当者(aidai.hanako.mj)のフォルダーにアクセス権を付与する設定
1.該当のフォルダーにカーソルを移動して右クリックして、「アクセス許可」をクリックしてください。
係メールのフォルダーを作成しておき、そのフォルダーにアクセス権をつけます。
2.新規にアクセス許可を設定するため「+」をクリックします。
3.次期担当者(aidai.taro.mj)を設定します。「連絡先とディレクトリの検索」をクリックします。
4.「追加」をクリックします。
5.アクセス許可レベルを選択して、「OK」をクリックします。
aidai.taro.mj が所有者となります。
6.アクセス権を上記設定と同様に次期担当者(aidai.taro.mj)に付与します。
フォルダーが「受信トレイ」以外の場合は、メールボックスのルート フォルダー (AIDAI Hanakko) を右クリックして、「アクセス許可」をクリックして、アクセス権を上記設定と同様に次期担当者(aidai.taro.mj)に付与します。
2.次期担当者(aidai.taro.mj)のメールフォルダに共有フォルダーとして設定
1.次期担当者(aidai.taro.mj)のメールで共有フォルダを追加します。
自分のルートフォルダを右クリックして、「共有フォルダーの追加」をクリックしてください。
2.前担当者(aidai.hanako.mj)を設定します。
前担当者(aidai.hanako.mj)を指定して「連絡先とディレクトリの検索」をクリックします。
3.「追加」をクリックします。
4.前担当者(aidai.hanako.mj)のフォルダが共有されます。
5.必要なメールをコピーします。
必要なメールを選択して右クリックで「移動」-「別のフォルダーへ移動」を選択します。
コピーしたい次期担当者(aidai.taro.mj)のフォルダー(必要に応じて新規作成してください)を選択して「これらのアイテムを選択したフォルダーにコピー」を選択して、「コピー」をクリックしてください。