メールの移行(係メール含む)

E-mail Migration

メールの移行について

係が異動になり前担当者の係メールを次の担当者に移行したい場合、Outlook on the webではフォルダーのアクセス権を担当者に付与することで係メールの内容を移行することができます。
職員番号や氏名が変更になって、メールアドレスが変わった場合も同様の方法でメールを移行することができます。

ここでは、前担当者(aidai.hanako.mj)の係メールを次期担当者(aidai.taro.mj)に移行する方法をご紹介します。

アクセス権の付与は、間違えると意図しない相手に自分のメール内容を見られてしまいますので、設定は慎重に行ってください。

設定方法

1.前担当者(aidai.hanako.mj)のフォルダーにアクセス権を付与する設定

1.該当のフォルダーにカーソルを移動して右クリックして、「アクセス許可」をクリックしてください。

係メールのフォルダーを作成しておき、そのフォルダーにアクセス権をつけます。

2.新規にアクセス許可を設定するため「+」をクリックします。
3.次期担当者(aidai.taro.mj)を設定します。「連絡先とディレクトリの検索」をクリックします。
4.「追加」をクリックします。
5.アクセス許可レベルを選択して、「OK」をクリックします。

aidai.taro.mj が所有者となります。

6.アクセス権を上記設定と同様に次期担当者(aidai.taro.mj)に付与します。

フォルダーが「受信トレイ」以外の場合は、メールボックスのルート フォルダー (AIDAI Hanakko) を右クリックして、「アクセス許可」をクリックして、アクセス権を上記設定と同様に次期担当者(aidai.taro.mj)に付与します。

2.次期担当者(aidai.taro.mj)のメールフォルダに共有フォルダーとして設定

1.次期担当者(aidai.taro.mj)のメールで共有フォルダを追加します。

自分のルートフォルダを右クリックして、「共有フォルダーの追加」をクリックしてください。

2.前担当者(aidai.hanako.mj)を設定します。

前担当者(aidai.hanako.mj)を指定して「連絡先とディレクトリの検索」をクリックします。

3.「追加」をクリックします。
4.前担当者(aidai.hanako.mj)のフォルダが共有されます。
5.必要なメールをコピーします。

必要なメールを選択して右クリックで「移動」-「別のフォルダーへ移動」を選択します。

コピーしたい次期担当者(aidai.taro.mj)のフォルダー(必要に応じて新規作成してください)を選択して「これらのアイテムを選択したフォルダーにコピー」を選択して、「コピー」をクリックしてください。

3.移行終了後のアクセス権の削除

1.作業終了後、次期担当者(aidai.taro.mj)は共有フォルダを削除しておいてください。
2.前担当者(aidai.hanako.mj)は該当フォルダーとルートフォルダーのアクセス許可を削除しておいてください。
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